Hai deciso di essere il capo di te stesso e lavorare con la Partita IVA.
Ottima scelta! Ma da dove cominciare per aprire Partita IVA? Quali sono i primi passi da compiere per evitare di imbattersi in errori costosi? In questo articolo voglio darti tutte le informazioni fondamentali per avviare la tua attività da libero professionista con il piede giusto.
Condividerò con te alcuni consigli utili che ho raccolto nel tempo, tra cui concetti tratti dal libro L'IVA funesta di Fulvio Romanin, che ho letto qualche anno fa e che considero un must have per chi si avvicina alla vita del freelance.
Oltre a questo, troverai anche dati aggiornati e riflessioni basate sulla mia esperienza di libero professionista, che ho iniziato nel lontano 2009.
LA PARTTIA IVA
La Partita IVA è un codice identificativo assegnato a persone fisiche o giuridiche che esercitano attività economiche abituali in Italia, come imprese, professionisti e lavoratori autonomi. Serve per identificare il contribuente ai fini fiscali e permette di emettere fatture, versare imposte e adempiere agli obblighi fiscali.
Aprire Partita IVA
Aprire Partita IVA è relativamente semplice: Si richiede gratuitamente presso l’Agenzia delle Entrate.
Consiglio: è meglio aprire AD INIZIO ANNO perché la piva va ad anno solare e se la apro a dicembre ho già bruciato un anno di eventuali benefici
Il regime fiscale
Una Partita IVA può essere associata a un regime fiscale specifico, tra i più noti abbiamo
- Forfettario: Aliquota unica (15% o 5% per i primi anni), senza IVA in fattura.
- Ordinario: Calcolo dell’IVA e delle imposte basato su ricavi e costi.
Nel seguito si considererà il Regime Ordinario.
La scelta del regime fiscale dipende dal tipo di attività e dal volume d’affari previsto.
Obblighi di chi ha Partita IVA
Avere Partita IVA prevede una serie di obblighi, tra i quali:
- Fatturazione: Emissione di fatture con IVA se non esente.
- Versamento IVA: Periodico, mensile o trimestrale, per i contribuenti in regime ordinario.
- Dichiarazione dei Redditi: Tramite Modello Redditi PF (ex Unico).
- Acconti d'imposta: Pagati in anticipo per l'anno successivo (basati sui redditi dell'anno precedente).
- Tenuta della contabilità ordinaria (registrazione di ogni movimento economico).
- Conservazione di documenti fiscali per almeno 10 anni.
Un commercialista è fondamentale per gestire questi aspetti e ottimizzare la pressione fiscale.
LE TASSE E LA PENSIONE
Le tasse e la pensione sono aspetti fondamentali per i liberi professionisti, che devono gestire in autonomia gli obblighi fiscali e previdenziali.
A differenza dei lavoratori dipendenti, devono occuparsi di calcolare e versare imposte, contributi previdenziali e gestire eventuali agevolazioni fiscali, tenendo conto del regime fiscale scelto (forfettario o ordinario).
La pianificazione finanziaria diventa essenziale per garantire il rispetto delle scadenze e costruire una sicurezza economica per il futuro.
Imposte da pagare, ossia le tasse
Nel regime ordinario, i liberi professionisti pagano le tasse in base ai guadagni effettivi (differenza tra ricavi e costi).
Il calcolo di tale cifra, che poi diventa Reddito Imponibile è il seguente: Ricavi - Costi deducibili = Reddito imponibile.
I costi deducibili includono spese legate all’attività e possono includere varie voci: affitto ufficio, formazione, strumentazione tecnologica, software, pranzi di lavoro, abiti da lavoro, bollette cellulare, viaggi, corsi di aggiornamento, ecc; è importante chiedere al commercialista
A questo punto passiamo alle imposte da Pagare:
-
IRPEF, ossia Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche, che prevede aliquote progressive in base agli scaglioni di reddito:
- 23% fino a €15.000
- 25% da €15.001 a €28.000
- 35% da €28.001 a €50.000
- 43% oltre €50.000
- Addizionali Regionali e Comunali ossia percentuali variabili che dipendono dalla regione e dal comune di residenza
- IVA che viene applicata sulle fatture emesse (22% o altre aliquote); l'IVA incassata viene versata all'erario (detratta quella pagata sui costi deducibili).
Contributi previdenziali, ossia la pensione
Alle imposte si aggiungono i contributi Previdenziali, che vengono versati alla cassa previdenziale di categoria (es. INPS Gestione Separata per chi non ha un ordine professionale).
L'aliquota dei contributi previdenziali è di circa il 26,23% per la Gestione Separata, calcolata sul reddito imponibile.
Fatti uan pensione integrativa
Un valido consiglio per i liberi professionisti è valutare l’apertura di una pensione integrativa, utile per integrare la futura pensione pubblica, spesso insufficiente.
Questo strumento permette di accumulare un capitale da utilizzare al termine della carriera lavorativa e offre vantaggi fiscali immediati: i contributi versati sono infatti deducibili dal reddito imponibile fino a un limite annuale, riducendo così le tasse da pagare.
Lavorare con l'estero: aspetti fiscali
Per lavorare con l’estero, i liberi professionisti devono abilitarsi al VIES tramite l’Agenzia delle Entrate.
Per acquisti intracomunitari, si utilizza il reverse charge: il fornitore emette una fattura senza IVA, e l’acquirente calcola e versa l’IVA italiana.
Il commercialista deve inviare gli elenchi Intrastat per dichiarare queste operazioni, con un costo aggiuntivo.
Per vendite a clienti UE registrati al VIES, si emettono fatture senza IVA; se non registrati, si applica l’IVA italiana.
Con Paesi extra-UE, fatture esenti IVA con dichiarazione doganale.
CONSIGLI ECONOMICI E RAPPORTO ECONOMICO CON IL CLIENTE
Quanto chiedere per i propri servizi?
Non farsi valutare per il tempo che ci si impiega, ma per il valore che si aggiunge
Il tempo impiegato non deve essere l’unico criterio di valutazione del tuo lavoro.
Concentrati sul valore che riesci a portare al cliente, evidenziando come le tue competenze e soluzioni possono migliorare i suoi risultati o risolvere problemi specifici.
Questo approccio ti consente di posizionarti come professionista di valore e giustificare prezzi più elevati.
Mettiamo subito in chiaro le cose: gli acconti e gli sconti
Chiedere SEMPRE un acconto del 30%
Richiedere un acconto del 30% è una pratica fondamentale per tutelarti da rischi e dimostrare l’impegno reciproco nel progetto.
L’acconto garantisce una copertura iniziale per le spese sostenute e riduce la possibilità di problemi di pagamento una volta completato il lavoro.
Assicurati che questa condizione sia ben specificata nel contratto.
Quando si fa un preventivo con più prodotti, per spingere il cliente ad accettare tutto, suggerire uno sconto 15% sul preventivo completo
Per incentivare il cliente ad accettare un preventivo completo, offri uno sconto del 15% sull’intera proposta.
Questo approccio crea la percezione di un vantaggio economico significativo e rende più appetibile l’acquisto dell’intero pacchetto, evitando che il cliente scelga solo singoli prodotti o servizi.
Contratto? SI, SEMPRE
Un contratto chiaro e dettagliato è essenziale per stabilire i confini del rapporto lavorativo, definire responsabilità, tempi e modalità di pagamento.
Evita soluzioni improvvisate o modelli presi da fonti non affidabili: rivolgiti a un esperto legale per garantire che il contratto tuteli entrambe le parti e prevenga controversie.
Come si emette fattura?
Sicuramente ti avvarrai di qualche piattaforma o di qualche applicazione per emettere fattura.
Quello che vale la pena evidenziare qui sono gli elementi obbligatori che devono presenziare in una fattura:
- Numero di serie progressivo [IMPORTANTISSIMO]
- Data [COERENTE COL NUMERO DI SERIE PROGRESSIVO]
- Intestazione dati fornitore [nome, indirizz, cf, piva]
- Intestazione dati cliente [nome, indirizz, cf, piva]
- Cose vendute / quantità / prezz singolo / prezzo senza iva / iva
- Totale dell'iva, totale di tutto
Oltre a questo puoi aggiungere altri dati utili per il tuo compenso:
- Dati bancari IBAN per bonifici
- Data di scadenza del pagamento
Cosa succede quando entrano i danari?
Quando incassi una fattura, è fondamentale accantonare immediatamente le somme necessarie per far fronte agli obblighi fiscali.
Metti da parte l'IVA incassata, consigliabilmente almeno il 25%, per evitare problemi al momento del versamento.
Allo stesso modo, accantona una quota del 50% circa per l’IRPEF, così da non trovarti impreparato con le tasse annuali.
Infine, non rimandare i pagamenti dovuti: rispettare le scadenze fiscali e contributive ti evita sanzioni e ti consente di mantenere una gestione finanziaria sana e responsabile.
Se il cliente non paga?
Se il cliente non paga, è importante agire rapidamente e con metodo:
- Lavoro fatturato ma non iniziato: Emetti una nota di credito per l’intero importo, inviala al cliente e al commercialista, e chiudi ogni rapporto con il cliente.
- Lavoro fatturato e completato: Insisti con il cliente per il pagamento, utilizzando ogni mezzo di sollecito possibile.
- Recupero crediti: Se il cliente persiste, valuta l’affidamento del caso a una società di recupero crediti.
- Avvocati: Come ultima risorsa, intraprendi un’azione legale con l’assistenza di un avvocato per recuperare quanto dovuto.
STRUTTURARE IL LAVORO
Kit del libero professionista
Quando si inizia a lavorare come libero professionista, è fondamentale dotarsi degli strumenti giusti per gestire l'attività in modo efficiente e professionale. Ecco una lista di risorse indispensabili:
Sede fisica: È importante avere un luogo dove poter svolgere il lavoro, anche se può essere una postazione domestica.
Conto bancario: Apri un conto dedicato alla tua attività e contratta un fido, per evitare problemi in caso di liquidità bassa. Inoltre, alcune banche offrono la possibilità di anticipare le fatture.
Computer: Strumento fondamentale per svolgere ogni parte del lavoro, dalle comunicazioni alla gestione dei progetti.
Programma di fatturazione: Un software ti permette di generare, inviare e archiviare le fatture in modo rapido e sicuro.
Foglio Excel per bilanci: Monitora le tue entrate e uscite mensili, includendo anche quelle future, per tenere sotto controllo la situazione economica.
Cassetto fisico: Organizza le fatture cartacee in ordine, separandole per trimestre, per facilitare le verifiche fiscali.
Cassetto cloud: Salva fatture e preventivi in cloud per avere accesso facile e sicuro ai documenti da qualsiasi luogo.
PEC (Posta Elettronica Certificata): Strumento indispensabile per le comunicazioni ufficiali con enti pubblici, clienti e fornitori.
Biglietto da visita: Crea un biglietto semplice, senza troppi fronzoli; talvolta, anche senza numero di telefono.
Sito web: Un sito professionale è essenziale per presentare i tuoi servizi e attirare nuovi clienti.
LinkedIn: Crea un profilo completo e in inglese, assicurati che sia correttamente revisionato da un madrelingua.
Facebook: Puoi accettare clienti tra gli amici, ma usa le liste per separare la tua vita privata da quella professionale.
Questi strumenti ti aiuteranno a gestire l’attività con maggiore sicurezza e professionalità.
Lavorare in casa
Lavorare da casa ha indubbiamente dei vantaggi, ma comporta anche delle sfide che vanno considerate.
Tra i pro, uno dei principali è il risparmio economico: non dovendo pagare affitti per uffici o altre spese fisse legate a una sede fisica, puoi concentrare le risorse altrove.
Inoltre, puoi organizzare il tuo tempo come preferisci, lavorando quando vuoi e adattando l'orario alle tue necessità personali, senza dover rispettare orari rigidi.
E, ovviamente, lavorare in casa ti consente di essere più comodo, potendo stare in pantofole o in abbigliamento informale, senza la pressione di una "dovuta" formalità da ufficio.
Tuttavia, ci sono anche degli svantaggi.
In primo luogo, lavorare da casa significa che la separazione tra vita professionale e vita privata diventa più sfumata, e spesso non riesci a staccare davvero dal lavoro.
Il frigo è sempre a portata di mano, e questo può portare a distrazioni o a una gestione meno produttiva del tempo.
Inoltre, non avendo uno spazio dedicato per i clienti, potrebbe risultare difficile riceverli in un ambiente professionale e dare loro un'impressione positiva.
Infine, lavorando da casa non avrai un numero di telefono fisso, il che potrebbe compromettere la tua immagine di professionista, in particolare se lavori con clienti aziendali o in contesti che richiedono una comunicazione più formale e strutturata.
Lavorare da casa richiede quindi una buona dose di disciplina e organizzazione per bilanciare i vantaggi e gli svantaggi.
Prenditi una vacanza ogni tanto
Il relax è fondamentale per mantenere un buon equilibrio tra vita professionale e personale.
È consigliabile prendersi almeno una settimana di riposo ogni quattro mesi per ricaricare le energie e prevenire il burnout.
Durante i periodi di lavoro intenso, è altrettanto importante staccare il cellulare la sera, evitando di essere costantemente connessi e permettendo alla mente di distendersi senza interruzioni.
Infine, è utile avvisare con anticipo i clienti o i colleghi riguardo a periodi di assenza, in modo da pianificare al meglio le attività e ridurre i disagi.
Un buon periodo di relax è essenziale per mantenere alte le performance a lungo termine.
CONSIGLI IMPRENDITORIALI
La cosa più importante che hai: il tuo buon nome (personal branding)
Nel mondo del lavoro, specialmente per i liberi professionisti, è fondamentale essere trasparenti e onesti con i clienti.
Mai dire bugie: se ti viene chiesto di fare qualcosa che conosci solo parzialmente, non promettere mai risultati che non puoi garantire.
Un conto è affrontare un argomento o una situazione che possiamo padroneggiare al 70%, dove ci sarà bisogno di un po’ di studio e impegno per completare il lavoro, ma è ben diverso promettere qualcosa che non conosciamo affatto.
Questa onestà è cruciale per mantenere la fiducia del cliente.
Mai fregare il cliente: anche se può sembrare una scorciatoia, fregare qualcuno finisce sempre per tornare contro di noi.
La cattiva pubblicità che ne deriva può danneggiare irreparabilmente la nostra reputazione.
Al contrario, mai farsi fregare: se un cliente cerca di approfittare di te, è importante non lasciarsi sfruttare, o finirai per essere etichettato come “fesso” e perderai credibilità.
Un altro aspetto fondamentale è specificare sempre se i prezzi che offri sono IVA inclusa o esclusa.
La chiarezza su questi dettagli evita malintesi e dispute che potrebbero compromettere la relazione con il cliente.
Infine, se sorgono conflitti o disaccordi, è sempre meglio litigare prima che lasciare la questione irrisolta: affrontare i problemi in maniera diretta e tempestiva permette di risolvere le divergenze, in modo che si possa continuare a lavorare insieme in futuro con maggiore fiducia e rispetto.
Il cliente ha sempre ragione (eh si!)
Quando lavoriamo con i clienti, è importante ricordare che siamo tutti "clients from hell": ognuno di noi può diventare difficile da gestire se non vengono rispettate le sue esigenze e aspettative.
Mettiamoci nei panni del cliente, cercando di comprendere le sue necessità e il suo punto di vista, anche quando potrebbe sembrare che non abbia le stesse conoscenze o preferenze che abbiamo noi.
I clienti spesso hanno meno gusto o esperienza rispetto a noi nel nostro campo, quindi è nostro compito aiutarli a capire cosa vogliono e guidarli nelle scelte più adatte.
Per farlo, dobbiamo semplificare le cose il più possibile, evitando di sovraccaricarli con dettagli troppo tecnici, che potrebbero solo confondere.
Dobbiamo tenerci le parti tecniche per noi stessi, senza farle pesare al cliente.
È essenziale fornire un piano chiaro con costi, richieste e tempistiche ben definiti, accompagnato da un capitolato di spesa che spieghi dettagliatamente il lavoro da fare.
Inoltre, bisogna prestare attenzione alla tentazione di montarsi la testa dopo aver ottenuto i primi risultati: il successo non deve farci perdere la capacità di ascoltare, perché l’ascolto costante delle esigenze del cliente è la chiave per una relazione duratura e proficua.
L’ascolto è sempre la base di ogni progetto di successo.
Sei orsetto o locusta?
Quando si lavora con i clienti, ci sono due tipi di approccio che possiamo adottare: quello dell'**orsetto e quello delle locuste.
Gli orsetti sono quelli che tendono a coccolare il cliente, cercando di essere troppo accomodanti, riducendo magari il preventivo per non rischiare di perdere una opportunità lavorativa.
Questo comportamento, seppur benintenzionato, può portare a situazioni in cui il valore del proprio lavoro viene svalutato e non viene rispettata la professionalità.
D'altra parte, le locuste sono coloro che chiedono cifre esorbitanti e prendono tutto quello che possono senza preoccuparsi delle conseguenze, lasciando dietro di sé solo macerie, clienti insoddisfatti e relazioni compromesse.
Tuttavia, si può adottare un approccio da orsetto, ma è fondamentale farsi rispettare sempre.
Essere gentili e attenti alle necessità del cliente non significa svendere il proprio lavoro: bisogna stabilire dei limiti chiari, mantenendo un equilibrio tra disponibilità e il valore del proprio servizio.
Come trovare clienti
Trovare clienti è una delle sfide principali per un libero professionista, ma esistono diverse strategie efficaci per acquisirli.
Prima di tutto, è fondamentale fare un'**analisi di mercato per capire come si muove la concorrenza e, se necessario, copiare dalle migliori pratiche di chi già ha successo.
Non sottovalutare mai il passa parola: spesso le raccomandazioni dei clienti soddisfatti sono la forma di marketing più potente, quindi cura le tue relazioni e fornisci un servizio eccellente.
Un altro approccio utile è quello di lavorare a tariffe più basse inizialmente, per riuscire a ottenere nomi importanti nel tuo portfolio; una volta che avrai acquisito esperienza con clienti di prestigio, il passaparola farà il resto.
Partecipa a seminari, incontri e attività di networking, dove potrai entrare in contatto con altri professionisti e potenziali clienti.
Infine, ricorda che i clienti più grandi arriveranno spesso dai clienti medi che hai già soddisfatto: un lavoro ben fatto porterà sempre nuovi contatti e opportunità.
Ultimi consigli
Frequentare la Camera di Commercio è fondamentale per un libero professionista. Oltre a respirarne l'aria di imprenditorialità, è possibile consultare le bacheche per scoprire incentivi regionali, bandi europei e corsi gratuiti. Queste risorse possono rappresentare un’opportunità importante per crescita e finanziamenti.
Cercare di imparare a fare tutto da soli è spesso controproducente per un libero professionista. Concentrarsi su ciò che si sa fare meglio e delegare le attività meno rilevanti è essenziale per ottimizzare i tempi e mantenere alta la qualità del proprio lavoro. Non si può eccellere in ogni campo.
A volte, "licenziare un cliente" è necessario per mantenere la propria serenità e professionalità. Se un cliente non rispetta gli accordi, non valorizza il lavoro o crea conflitti costanti, è meglio interrompere la collaborazione. Essere selettivi è essenziale per il proprio benessere e per la reputazione.
È fondamentale tenersi sempre in contatto con i clienti anche dopo aver completato un lavoro. Un buon rapporto post-vendita contribuisce a consolidare la fiducia, portando a collaborazioni future e referral. Non basta fare un buon lavoro, bisogna anche continuare a essere presenti e disponibili.
Non fare lavori qualitativamente inferiori solo per risparmiare tempo o denaro. Se un progetto richiede competenze che non possiedi, delegare è la scelta migliore. In questo modo, non solo mantieni alta la qualità del tuo lavoro, ma costruisci anche una rete di professionisti su cui contare.
Meditare sul motivo per cui si è stati lenti o veloci in un progetto è fondamentale per migliorarsi. Questo aiuta a combattere l'imprevedibilità nel lavoro, imparando dai propri errori e successi. Adottare un approccio riflessivo contribuisce a ottimizzare tempi e risorse per progetti futuri.
IN CONCLUSIONE
Avviare la propria attività da libero professionista è un percorso che può sembrare complesso, ma con le giuste informazioni e un po' di preparazione, può diventare estremamente gratificante.
Spero che questo articolo ti abbia fornito una panoramica chiara e utile, che ti aiuti ad affrontare con serenità le prime fasi del tuo cammino.
Non dimenticare mai di aggiornarti costantemente, di chiedere consiglio a esperti e di non avere paura di delegare quando necessario.
Con una buona pianificazione, determinazione e una gestione oculata della Partita IVA e delle tue risorse, sarai pronto a costruire una carriera solida e di successo.
