Patto di elaborazione in massimo 5 giorni

Credo che a tutti piacerebbe vivere in un mondo dove ogni commissione viene svolta in tempi brevi. Questo desiderio, che in alcune circostanze sembra quasi un’utopia, è uno dei punti forti del mio servizio.

Lo “strumento” che utilizzo affinché tutto fili liscio è il seguente “Patto di celerità” al quale mi sottopongo io stesso per primo e che estendo al rapporto collaborativo che sottoscriviamo, nell’ottica di una collaborazione proficua:

Perché è fondamentale non “allungare i tempi”

Nell’erogazione dei servizi come i miei il tempo gioca un ruolo fondamentale, per i seguenti motivi:

• Mantenere il focus – forse il motivo più importante per il quale non è bene dilungarsi è che quando questo accade, si perde concentrazione sul lavoro. Lasciare un sito in costruzione per poi riprenderlo anche solo dopo 2 settimane è pericoloso: si può aver perso il punto della strategia inizialmente stabilita, le cose lasciate a metà non trovano più la giusta collocazione e riprendere il lavoro pesa il doppio di quello che sarebbe pesato per portarlo a termine.
• Le cose cambiano con il tempo – avviarsi a lanciare una campagna di email marketing in un determinato periodo dell’anno può avere un senso che, aspettando troppo verrebbe perso. Penso alla promozione di prodotti utili per l’estate (tshirt, vacanze al mare, promozioni per hotel, corsi di immersione, ecc) o lo per l’inverno. Ma non è solo una questione stagionale. Ci sono da considerare i tempi dell’azienda e del mercato. Certe decisioni hanno senso in quel determinato periodo mentre potrebbero diventare insulse se intraprese anche il mese successivo.
• Soddisfazione reciproca – So di webmaster che dopo aver firmato un contratto impiegano mesi per fornire la prima bozza del sito web. Quando mi capitano queste storie rimango sempre allibito perché, da un lato il webmaster allontana il punto nel quale vedrà il suo lavoro pagato, dall’altro l’imprenditore rimane praticamente senza una visibilità on-line con un danno rilevante sotto molti aspetti (utenti, partnership, motori di ricerca, ecc). In questo io sono imprenditore esattamente come te e conosco il plusvalore di un buon lavoro svolto in tempi celeri.
• Perdi la precedenza – quando mi chiedi di mettere in “standby” un lavoro, le richieste degli altri clienti o nuovi clienti riempono il tuo vuoto. Al tuo “ritorno”, soprattutto quando questo sia improvviso e non pianificato in precedenza, potresti trovarmi totalmente impegnato e senza tempo per sopperire alla tua richiesta in tempi brevi. E’ assolutamente una situazione che dobbiamo evitare per garantire ad entrambi una collaborazione serena ed efficace.

Il limite dei 5 giorni

Negli anni ho constatato che esiste un limite di tempo oltre il quale ci si sente in “ritardo” e che questo limite equivale a 5 giorni lavorativi (una settimana).

Sia che io debba consegnarti la prima prova del tuo nuovo sito, sia che tu debba darmi l’ok per il lancio di una campagna pay-per-click, non dovremmo mai superare i 5 giorni di attesa, soprattutto senza farsi sentire.

E’ un lasso di tempo che ritengo proporzionato alla vita di tutti i giorni la quale può presentare dei contrattempi e che al tempo stesso mantiene calda la concentrazione sul lavoro che stiamo portando a termine. Tempi minori potrebbero essere troppo restrittivi e irrealizzabili; tempi maggiori farebbero decadere la concentrazione e la solidità della nostra collaborazione (vedi sopra).

Oltre a ciò che concerne il nostro accordo, nel formulare questo lasso di tempo ho pensato anche che potresti aver bisogno di un confronto con il tuo staff e che per questo confronto tu abbia necessità di riunire diverse persone nella stessa camera. Per questo tempi di risposta come 1 giorno o 48 ore sarebbero davvero insufficienti per ottenere un lavoro ben coordinato.

Cosa va fornito entro 5 giorni? Alcuni esempi

Più che una vera e propria regola contrattuale, il mio “Patto di celerità” è un richiamo al buon senso. Sempre seguendo tale principio possiamo immaginare l’entità di quello che si può fornire in tale lasso di tempo. Solo per fare qualche esempio:

• Appena mi commissioni un sito web, in 5 puoi fornirmi le credenziali di accesso allo spazio web, i tuoi dati aziendali (che potrò riportare nel sito), i testi e le foto di cui disponi inizialmente e il tuo logo aziendale se ne hai uno. Si tratta di una email che può essere composta in tempi più o meno brevi (mezz’ora / un pomeriggio) ma che mi rende possibile partire con lo sviluppo dello stesso. D’altro canto, in 5 giorni e sempre facendo riferimento al sito web, io posso produrti la prima bozza navigabile dello stesso.
• Per una campagna social marketing penso sia fondamentale in almeno 5 giorni di dotarti di un’immagine di copertina e di un logo adeguati, nonché di aver compilato tutte le informazioni del tuo profilo sociale opportunamente. Al tempo stesso, in 5 giorni tu puoi avermi fornito le prime foto e storie che posso sfruttare per avviare la campagna.
• Per un logo design o per la creazione del nome della tua azienda posso produrti una prima serie di bozze nel tempo massimo di 5 giorni. Ciò fatto sarebbe bene che tu mi rispondessi, entro i famosi 5 giorni, con una serie di considerazioni e di pareri utili a procedere verso una seconda bozza.

In ogni caso fai sempre riferimento all’accordo che abbiamo stipulato in fase contrattuale.

Domande frequenti

“Questo significa che impiegherai sempre 5 giorni per rispondermi?”

Assolutamente no! E’ nel mio interesse svolgere il lavoro nel minor tempo possibile. Il patto è una forma elaborata nel tempo come deterrente nei confronti di comportamenti ritardatari e per questo non funzionali all’erogazione del servizio.

“Cosa accade se supero i 5 giorni?”

Ritardando il feedback incorri nelle controindicazioni elencate all’inizio della pagina: abbassamento dell’efficacia del servizio e perdita del posto in coda prima di tutto. Oltre a questo potresti incappare nei sistemi di difesa contro i ritardi ingiustificati spiegati al punto successivo.

“Se dovessi ‘congelare’ tutto per motivi eccezionali?”

Esistono casi nei quali, per cause di forza maggiore, occorre mettere in “standby” il lavoro. In questi casi ti sarà chiesto di pagare il lavoro svolto fino a quel momento e il tuo lavoro sarà salvato in una cartella in attesa di essere ripreso. In ogni caso, come spiegato successivamente, fisso delle scadenze per il pagamento per difendere la nostra collaborazione da evenienze straordinarie – superata la scadenza sarà tuo dovere corrispondere l’intera somma anche a servizio non completamente erogato.

Difese contro ritardi ingiustificati

Come avrai capito leggendo finora impiego molte energie per rendere la nostra collaborazione proficua.

Altrettanta cura devo usare per contrastare ritardi ingiustificati, al fine di difendere la qualità del servizio – un dovere prima ancora di un diritto. Ecco come faccio:

Penale per materiale consegnato in ritardo

Riguardo al materiale da consegnare per iniziare un lavoro prevedo una penale che scatta una volta superata una soglia di “decenza” fissata in 15 giorni. In caso di superamento di tale termine mi riservo la facoltà di applicare un interesse pari al 10% del valore totale dei servizi, per ogni 7 giorni di ritardo. Qualora la mancata consegna superasse di 30 giorni i termini previsti, potrò risolvere il contratto per inadempimento, fatto salvo il risarcimento del danno (art. 1453 c.c.), stabilito nel 50% del valore totale preventivato.

Scadenze fisse per i pagamenti

Fisso delle scadenze per il pagamento che mi impegno a far rispettare qualora il cliente ritardi nella fornitura del materiale / input, anche se il servizio non sia stato completamente erogato. Ad esempio, nel caso di un sito web statico, che generalmente ha bisogno di un mese per essere realizzato, potrei prevedere il pagamento entro massimo 60 giorni. Il cliente che non mi mette in condizioni di completare il lavoro sarà tenuto ugualmente a pagarmi il lavoro.